Không những hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn, đoàn viên thanh niên Chi đoàn Phòng Kỹ thuật hình sự, Công an tỉnh đã phát huy tinh thần xung kích đi đầu, hoàn thành xuất sắc 02 nhiệm vụ cải cách hành chính (CCHC) đã đăng ký năm 2024, trong đó việc thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ giám định tư pháp thể hiện rõ vai trò chủ động, sáng tạo của tuổi trẻ; góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm và vi phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh.
Trung bình mỗi năm, hoạt động giám định tư pháp của Phòng Kỹ thuật hình sự, Công an tỉnh phát sinh khoảng 1.300 hồ sơ mới. Trước đây, hồ sơ giám định tư pháp được quản lý theo phương pháp truyền thống, lưu trữ bằng văn bản giấy, việc tra cứu, khai thác hồ sơ phải tìm thủ công mất thời gian, bên cạnh đó, tiềm ẩn nguy cơ mất, thất lạc, hư hỏng hoặc giảm chất lượng.
Với mục tiêu đổi mới hoạt động quản lý, lưu trữ hồ sơ đảm bảo đúng quy định và khoa học, năm 2024, Phòng Kỹ thuật hình sự đã đăng ký nhiệm vụ CCHC “số hóa hồ sơ giám định tư pháp”. Nhiệm vụ này được giao cho Chi đoàn chủ trì thực hiện và yêu cầu đặt ra là tận dụng được các phương tiện sẵn có của đơn vị nhằm tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian thực hiện, đồng thời đảm bảo chất lượng hồ sơ số hóa.
Với sự chủ động, sáng tạo, Chi đoàn Phòng Kỹ thuật hình sự đã thành lập nhóm “Số hóa hồ sơ”. Thượng úy Phan Văn Tiến – Bí thư Chi đoàn cho biết, trong điều kiện đơn vị không được trang bị phương tiện sao chụp chuyên dụng, việc sử dụng máy quét, máy chụp ảnh thông thường để tiến hành số hóa mất rất nhiều thời gian, không đảm bảo tiến độ và khó quản lý chất lượng, nhóm “Số hóa hồ sơ” đã phát huy tinh thần trách nhiệm, sáng tạo, chủ động tìm hiểu tài liệu hướng dẫn sử dụng của những phương tiện sao chụp hiện có, tiến hành nghiên cứu, thử nghiệm và đã xây dựng thành công phương án thực hiện số hóa hồ sơ dựa trên việc sử dụng máy photocopy Ricoh IM 2500 kết nối với máy vi tính.
Phương án đưa ra đã tận dụng chức năng quét tài liệu của máy photocopy Ricoh IM 2500 với các tính năng quét được tài liệu màu với độ phân giải cao, tự động nhận diện kích thước của tài liệu, tự động nạp và đảo mặt tài liệu, tự động loại bỏ trang tài liệu trắng, tốc độ quét nhanh, thao tác đơn giản, dễ sử dụng. Máy photocopy được thiết kế đặt để kết nối với máy tính trong mạng nội bộ, hồ sơ số hóa sau khi được quét trên máy photocopy được tự động lưu trữ trên máy tính, dễ dàng kiểm tra chất lượng và quản lý, khai thác sử dụng.
Cách làm này thể hiện rõ sự tối ưu khi cho năng suất làm việc rất cao, trong một ngày làm việc với một bộ phương tiện, mỗi cán bộ có thể số hóa được trên 60 hồ sơ với hơn 3.000 trang tài liệu; chất lượng hồ sơ số hóa tốt, bản quét rõ ràng, sắc nét. Phương án đã được cấp ủy, ban chỉ huy kiểm tra, đánh giá và quyết định phổ biến, hướng dẫn cho toàn bộ CBCS, đồng thời cụ thể hóa vào quy chế công tác hồ sơ nghiệp vụ của đơn vị để đưa vào áp dụng thực hiện số hóa hồ sơ giám định tư pháp.
Chi đoàn đã tham mưu sắp xếp, bố trí cán bộ, tranh thủ thời gian rảnh để tiến hành số hóa hồ sơ đảm bảo tiến độ. Đến tháng 5/2024, Chi đoàn đã số hóa 100% hồ sơ giám định tư pháp lưu trữ từ đầu năm 2024, đồng thời đảm bảo tất cả hồ sơ phát sinh mới phải được số hóa trước khi lưu trữ bản giấy; hoàn thành vượt mức tiến độ đề ra. Dự kiến tháng 8/2025, sẽ quyết tâm thực hiện mục tiêu số hóa 100% hồ sơ giám định tư pháp năm 2023 và 50% hồ sơ giám định tư pháp phát sinh trước năm 2023.
Thượng tá Hoàng Khắc Tuấn – Trưởng Phòng Kỹ thuật hình sự, Công an tỉnh cho biết, song song với việc thực hiện số hóa hồ sơ giám định tư pháp, các đoàn viên cũng là lực lượng chủ công trong thực hiện nhiệm vụ CCHC “xây dựng hệ thống mạng máy tính kết nối toàn bộ máy tính nghiệp vụ trong nội bộ đơn vị”. Chủ động tranh thủ sự hỗ trợ về kỹ thuật từ Đội CNTT của Phòng Tham mưu Công an tỉnh, huy động toàn thể đoàn viên, tranh thủ thời gian nghỉ cuối tuần để tổ chức thực hiện và đã hoàn thành nhiệm vụ trong Quý 2/2024. Đến nay, hệ thống mạng máy tính đã đi vào hoạt động thông suốt, khai thác hiệu quả tất cả máy tính, thiết bị ngoại vi và dữ liệu nghiệp vụ tại đơn vị.
Trần Tuấn
