Công nghệ thông tin là một trong những yếu tố thúc đẩy sự phát triển của xã hội, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội…được phổ biến rộng rãi. Theo đó, công cuộc đấu tranh phòng, chống tội phạm, giữ gìn trật tự an toàn xã hội cũng được ứng dụng có hiệu quả việc khai thác các dữ liệu thông tin từ hệ thống tàng thư, quản lý hồ sơ nghiệp vụ.
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Công an tỉnh, các Cục Hồ sơ nghiệp vụ trong những năm qua đã trang bị các điều kiện đảm bảo về phương tiện, phần mềm ứng dụng, tập huấn nghiệp vụ … Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã không ngừng nổ lực, ứng dụng thành công công nghệ thông tin trong công tác tra cứu, cung cấp thông tin, quản lý hồ sơ nghiệp vụ đảm bảo khoa học, hiệu quả. Cụ thể:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa hồ sơ, tài liệu do đơn vị quản lý; các cơ sở dữ liệu, các thẻ nghiệp vụ; thông tin đối tượng, vụ việc, hồ sơ, tài liệu, hệ thống nhận dạng vân tay tự động (VAFIS) được ứng dụng có hiệu quả. Công tác tra cứu chuyển từ phương pháp thủ công sang điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian, công sức tra cứu, tăng độ chính xác, giúp giải quyết nhanh khối lượng lớn các yêu cầu trong thời gian ngắn mà không bỏ sót đối tượng. Phần mềm ứng dụng cho phép trích sao bản án hình sự, trích lục danh sách đối tượng phục vụ điều tra cơ bản…không phải mất thời gian tra cứu rồi điền vào mẫu. Đối với các lực lượng chức năng, hoạt động tra cứu để phục vụ công tác điều tra, khám phá tội phạm cũng được thực hiện ở mức cao nhất, khắc phục triệt để tình trạng trùng dẫm, sót lọt thông tin.
Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra cứu thông tin, quản lý hồ sơ tại Công an tỉnh Quảng Bình phát huy tốt hiệu quả, góp phần giúp cơ quan điều tra Công an các đơn vị, địa phương rút ngắn thời gian xác minh, điều tra phá án, xác định và truy bắt đối tượng gây án, đặc biệt là các đối tượng gây ra các vụ trọng án, giết người, cướp giật tài sản, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, truy tìm người chết không rõ tung tích… Năm 2017 tra cứu trả lời 72.617 lượt yêu cầu xác minh tiền án tiền sự phục vụ công tác điều tra, tuyển sinh, tuyển dụng…. Trong đó có 1.731 trường hợp xác nhận tình trạng tiền án, tiền sự; 4.865 trường hợp xác minh lý lịch tư pháp; rà soát, phân loại vân tay 1.042 đối tượng; làm ảnh 1.239 ảnh, 308 đối tượng các loại; lập căn cước can phạm 1.028 đối tượng; lập, bổ sung 326 hồ sơ đối tượng tái phạm; kết nối tàng thư CCCP với tàng thư CCCD 613 trường hợp; tra cứu vân tay hiện trường 12 vụ, 30 vân tay…phục vụ kịp thời công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm.
Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin thể hiện trong quản lý, lưu trữ hồ sơ lâu dài, khoa học, nhất là hồ sơ tiền tích vi phạm pháp luật trước năm 1975, hồ sơ cũ, mờ nhòe, cùng với đó trên phần mềm quản lý dữ liệu giúp sàng lọc theo nhóm đối tượng có cùng vần hoặc âm theo cách nói và viết từng vùng miền, địa phương. Việc sao in tài liệu trực tiếp trên máy tính giúp đơn vị quản lý tốt quá trình khai thác các loại hồ sơ, tài liệu đó; đơn vị, cá nhân nào đã yêu cầu tra cứu hoặc cán bộ, chiến sỹ nào đã tra cứu, khai thác với loại hồ sơ, tài liệu đó…các thông tin, dữ liệu quản lý về đối tượng sau khi được nhập hoàn thiện truyền báo dữ liệu về các Cục nghiệp vụ hòa chung dữ liệu quốc gia về tội phạm được kịp thời, nhanh chóng, chính xác góp phần đấu tranh với các loại tội phạm hoạt động lưu động, liên tỉnh, có tổ chức…
Nhờ ứng dụng tốt công nghệ thông tin, lực lượng Hồ sơ đã tra cứu, xác định nhiều đối tượng thay đổi họ tên, khai man lý lịch, hoạt động lưu động, phục vụ công tác xét xử đúng người, đúng tội. Đặc biệt hệ thống nhận dạng vân tay tự động VAFIS đã phát huy tính năng tra cứu vân tay hiện trường với cơ sở dữ liệu phục vụ truy nguyên đối tượng để lại dấu vết tại hiện trường các vụ án; khai thác, đối sánh ảnh mặt phục vụ truy nguyên, xác thực cá nhân qua vân tay, ảnh mặt…phục vụ đấu tranh và xử lý tội phạm.
Đối với công tác quản lý, theo dõi của lãnh đạo, chỉ huy đơn vị phần mềm ứng dụng phát huy rất hiệu quả: Phần mềm cho phép truy cập và theo dõi tình trạng của hồ sơ lưu cũng như quản lý công tác thực hiện của cán bộ hồ sơ bất cứ lúc nào; khi cán bộ tra cứu đã đăng nhập vào phần mềm thực hiện tra cứu tự động trên hệ thống cơ sở dữ liệu được phần mềm kết nối thì kết quả tra cứu (đối tượng có tiền án, tiền sự hay không) đều được lưu lại trong lịch sử tra cứu phần mềm, khi cán bộ tra cứu đến khâu nào thì lãnh đạo đơn vị đều nắm được tiện cho công tác theo dõi, quản lý, chỉ đạo.
Để phục vụ tốt công tác quản lý, tra cứu hồ sơ, sau khi Công an các đơn vị, địa phương đăng ký mở hồ sơ, nộp lưu, chuyển giao các loại thẻ, phiếu, cán bộ chiến sỹ kịp thời nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, bổ sung nội dung, thông báo diễn biến đảm bảo thời gian, đúng quy định. Năm 2017 đăng ký lập 3.887 hồ sơ các loại; đăng ký lưu 2.267 hồ sơ; tiếp nhận 6.179 thẻ các loại đảm bảo chất lượng về nội dung, hình thức, chính xác thông tin trong cơ sở dữ liệu và tàng thư thủ công, nhằm phục vụ có hiệu quả công tác nghiên cứu, đối sánh, sao trích hồ sơ đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ.
Tuy nhiên, công tác nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hồ sơ còn một số khó khăn, tồn tại đó là cán bộ có trình độ cao về phần cứng, phần mềm và kỹ thuật hệ thống còn thiếu, cán bộ nghiệp vụ trực tiếp tham gia quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu song song với tàng thư thủ công chưa đáp ứng đủ về số lượng, một số cán bộ chưa chuyên sâu về nghiệp vụ, lực lượng cán bộ hiện có chỉ kịp thời giải quyết các yêu cầu trước mắt mang tính cấp bách, việc cập nhật các thông tin vào dữ liệu quản lý đối tượng và lưu trữ theo hệ thống nhiều đợt không kịp thời.
Để tiếp tục phát huy và từng bước nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hồ sơ, trong thời gian tới cần tập trung thực hiện tốt một số nội dung sau:
1. Quan tâm xây dựng cơ quan hồ sơ theo hướng từng bước hiện đại, làm việc có kỷ cương, trách nhiệm. Nghiên cứu, đổi mới cải tiến quy trình, công tác, chủ động bắt nhịp, áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, nhất là lĩnh vực công nghệ thông tin vào công tác thống kê hồ sơ nghiệp vụ. Tiếp tục quán triệt chủ trương đổi mới của Đảng và Nhà nước, các nội dung chỉ đạo của Bộ Công an để CBCS biết, thực hiện, đồng thời giám sát quá trình thực hiện có hiệu quả.
2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ về chuyên môn, trình độ tin học cho cán bộ, chiến sỹ đảm bảo sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ năng xử lý, thao tác sử dụng trong công tác quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ đạt hiệu quả. Mỗi cán bộ, chiến sỹ lực lượng hồ sơ phải thường xuyên tự nghiên cứu, tự bồi dưỡng, nắm vững quy định liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ để chủ động ứng dụng vào công tác quản lý hồ sơ.
3. Tăng cường công tác an ninh, an toàn hệ thống thông tin được lắp đặt, nối mạng tại đơn vị: Hệ thống máy vi tính, máy chủ, máy trạm đều được bảo mật; cài đặt phần mềm diệt vi rút có bản quyền; rà soát, quét, kiểm tra phát hiện lỗ hổng, điểm yếu an toàn thông tin toàn bộ hệ thống mạng và các thiết bị công nghệ thông tin trong toàn đơn vị. Không được kết nối thiết bị lưu trữ di động như USB, thẻ nhớ, ổ cứng ngoài…có chứa tài liệu thuộc bí mật nhà nước, bí mật nghiệp vụ vào máy tính có kết nối internet.
4. Phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ thực hiện nghiêm chế độ công tác hồ sơ, trong đó việc lập các loại biểu mẫu, thẻ phải đảm bảo nội dung các trường thông tin. Thực hiện tốt công tác báo cáo diễn biến, nhất là về đối tượng, vụ án, vụ việc từ đó biên tập, cập nhật thông tin vào tàng thư và cơ sở dữ liệu điện tử. Nâng cao hiệu quả phối hợp các đơn vị, địa phương trao đổi thông tin tài liệu để tiếp tục quét nhập vào dữ liệu điện tử và hệ nhận dạng vân tay tự động VAFIS đầy đủ, kịp thời. Thực hiện tốt việc thu thập và gửi yêu cầu tra cứu dấu vết, đối sánh vân tay hiện trường đạt hiệu quả.
5. Tham mưu Lãnh đạo Công an tỉnh, các Cục nghiệp vụ đổi mới, nâng cấp trang thiết bị công nghệ thông tin nhằm từng bước hiện đại hóa cơ quan hồ sơ, nhất là Trung tâm thông tin tội phạm. Quan tâm đầu tư kinh phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống VAFIS đảm bảo cho hệ thống hoạt động lâu dài, ổn định để phục vụ ngày càng tốt hơn công tác đấu tranh, phòng ngừa tội phạm trong tình hình mới. Bổ sung 1 đến 2 cán bộ có trình độ quản trị mạng máy tính đảm bảo việc tổ chức thực hiện và vận hành hệ thống thuận lợi, kịp thời khắc phục, sửa chữa khi phát sinh lỗi đảm bảo không bị gián đoạn và mất dữ liệu.
Thượng tá Trần Thị Chung
Phó Trưởng phòng Hồ sơ nghiệp vụ
